Tutti gli uffici
La posta di info@ smistata prima che arriviate in ufficio.
Ogni email della casella comune riceve un'etichetta, come ordine o reclamo, e il nome di chi se ne occupa. Quelle dubbie le guarda una persona.
Esempio con dati inventati. La casella comune info@ di un'azienda, un lunedì mattina: a sinistra l'elenco delle email, a destra gli uffici e chi se ne occupa. Arrivano 8 email, una dopo l'altra. Il programma legge mittente, oggetto e testo, e a ogni email attacca un'etichetta colorata e il nome di chi se ne occupa: l'ordine di Termoidraulica Canellin va a Giulia delle Vendite, ed è già creato nel gestionale; la fattura di Minuterie Pedrazzon a Paolo dell'Amministrazione; il reclamo di Bettonello Impianti a Sara dell'Assistenza; il curriculum a Elena del Personale; la richiesta di preventivo a Giulia; il listino di un fornitore a Davide degli Acquisti; la pubblicità in archivio. Il messaggio di Roberto, "Per quella cosa", non cita ordini, clienti o articoli: resta da verificare e decide Laura, se assegnarlo o chiedere al mittente. Nel secondo caso arrivano le 100 email di una mattina: i contatori degli uffici salgono e alla fine 93 email sono smistate, 7 restano a una persona.
| Ora | Da | Oggetto | Etichetta | Chi se ne occupa |
|---|---|---|---|---|
| 08:12 | Termoidraulica Canellin Srl | Ordine | Ordine: ordine creato | Giulia |
| 08:03 | Minuterie Pedrazzon Srl | Fattura 612 del 30/09/2026 | Fattura | Paolo |
| 07:55 | Bettonello Impianti Srl | Guarnizioni arrivate rovinate | Reclamo | Sara |
| 07:47 | Roberto | Per quella cosa | Da verificare: nessun riferimento | Laura |
| 07:38 | Nicola Faggionello | Candidatura come magazziniere | Curriculum | Elena |
| 07:24 | Carpenteria Rizzardello Snc | Richiesta di preventivo | Preventivo | Giulia |
| 07:10 | Offerte cancelleria | Toner e carta al 30% fino a venerdì | Pubblicità | archiviata |
| 06:52 | Morsan Forniture Industriali Srl | Listino 2027 | Listino | Davide |
| Ufficio | Chi se ne occupa | |
|---|---|---|
| Vendite | Giulia | 34 |
| Amministrazione | Paolo | 22 |
| Assistenza | Sara | 9 |
| Acquisti | Davide | 11 |
| Personale | Elena | 4 |
| Pubblicità | archivio | 13 |
| Da verificare | Laura | 7 |
- Arrivano le email della mattina
- Il programma legge mittente, oggetto e testo
- Etichetta e nome di chi se ne occupa
- Le email dubbie restano a una persona
Esempio con dati inventati
Oggi
- Nella casella info@ arrivano insieme ordini, fatture, reclami, curriculum e pubblicità.
- Ogni mattina una persona le legge e le gira all'ufficio giusto, secondo regole che conosce solo lei.
- Quando quella persona è in ferie, anche un reclamo urgente aspetta.
Con il programma
- Ogni email arriva già con un'etichetta, come ordine, fattura, reclamo o curriculum.
- Accanto c'è il nome di chi se ne occupa, secondo le regole che decidete voi.
- Le email senza riferimenti chiari restano segnate, da guardare.
Cosa resta a voi
Le email dubbie, e le regole: chi si occupa di cosa lo decidete voi.
Per partire ci servono
- Qualche settimana di email arrivate nella casella comune.
- Chi si occupa di cosa oggi, anche se non è scritto da nessuna parte.
- L'accesso in sola lettura alla casella, per le prove.
Quando non conviene
Se nella casella comune arrivano poche email al giorno, bastano una persona e qualche regola del programma di posta.