Assistenza
La risposta dai vostri manuali e listini, con la pagina da cui viene.
Scrivete la domanda come la fareste a un collega: il programma cerca nei vostri manuali, listini e contratti e risponde, indicando la pagina da cui viene.
Esempio con dati inventati. Primo caso: Marco, del magazzino, scrive al programma: "quanto dura la garanzia della PX-40?". A sinistra la cartella dei documenti dell'assistenza: il programma cerca negli 8 documenti, uno per uno, e trova la risposta nel manuale della PX-40, a pagina 18, che si apre con la frase evidenziata: "La garanzia dura 24 mesi dalla data del collaudo". A destra la risposta breve, "24 mesi dal collaudo", con lo stesso numero della frase e il pulsante "Apri il documento". Poi Marco chiede se la garanzia vale anche se la pompa viene montata su un altro impianto: nei documenti non c'è, e il programma non inventa: "Non lo trovo nei documenti", e passa la domanda a Stefano dell'ufficio tecnico. Secondo caso: Ivano, di Officine Garzotton, scrive per la guarnizione del coperchio della sua PX-40: che codice è, quanto costa, se c'è a magazzino, e se su 10 pezzi c'è uno sconto. Il programma trova tre fonti: il manuale a pagina 42 (codice PX-40-G), il listino 2026 (18,40 euro al pezzo, IVA esclusa) e il magazzino (34 pezzi). Prepara la bozza di risposta: ogni informazione porta il numero della sua fonte. Lo sconto non è nei documenti: la frase resta in ambra e la decide Giulia delle Vendite. La bozza la controllate e la inviate voi.
| Documento | Risultato |
|---|---|
| Condizioni_vendita_2026.pdf | nessun risultato |
| Contratti_assistenza | nessun risultato |
| Istruzioni_montaggio_PX-25.pdf | nessun risultato |
| Listino_2026.xlsx | nessun risultato |
| Manuale_PX-40.pdf | pagina 18 |
| Manuale_PX-32.pdf | nessun risultato |
| Moduli_reso.pdf | nessun risultato |
| Schede_tecniche | nessun risultato |
| Informazione | Fonte |
|---|---|
| Codice della guarnizione del coperchio: PX-40-G | 1, Manuale PX-40, pagina 42 |
| Prezzo: 18,40 euro al pezzo, IVA esclusa | 2, Listino 2026, riga 318 |
| Disponibili: 34 pezzi | 3, Magazzino, giacenze alle 8:30 |
| Sconto su 10 pezzi | non è nei documenti: lo decide Giulia, Vendite |
- Arriva la domanda di un collega o cliente
- Il programma cerca nei vostri documenti
- La risposta, con la pagina da cui viene
- Quello che non trova, lo chiede a voi
Esempio con dati inventati
Oggi
- Per rispondere a un cliente si cerca tra manuali, listini e contratti, spesso in cartelle diverse.
- Le risposte giuste le sanno una o due persone, e tutti chiedono a loro.
- Chi è appena arrivato non sa dove guardare, e chiede agli stessi colleghi.
Con il programma
- Si scrive la domanda con parole normali, per esempio sulla garanzia di un articolo, e arriva una risposta breve.
- Accanto alla risposta c'è la pagina del documento, con la frase evidenziata.
- Se nei documenti la risposta non c'è, il programma lo dice e passa la domanda a una persona.
Cosa resta a voi
Controllare la risposta prima di mandarla al cliente, e rispondere quando nei documenti non c'è.
Per partire ci servono
- I manuali, i listini e i contratti che usate davvero, anche in PDF scansionati.
- Una decina di domande che vi fanno spesso, con le risposte giuste.
- Chi può vedere quali documenti: i contratti, per esempio, non sono per tutti.
Quando non conviene
Se i documenti sono pochi e cambiano spesso, basta una cartella ordinata con un buon indice.