Acquisti
Ordine, bolla e fattura controllati riga per riga, prima di pagare.
Il programma mette vicini l'ordine al fornitore, la bolla e la fattura dello stesso acquisto e vi mostra solo le righe che non tornano.
Esempio con dati inventati. Tre documenti dello stesso acquisto da Morsan Forniture Industriali Srl: l'ordine al fornitore n. 4471, la bolla n. 3306 e la fattura n. 1187, che riportano tutte e due il numero d'ordine 4471. Il programma confronta le righe: cuscinetti 6204, 400 ordinati, 400 arrivati, 400 fatturati, tornano; molle 12x40, 800, 800 e 800, tornano. Le guarnizioni OR 40x3 no: ordinate 1.200, arrivate 1.150, fatturate 1.200. Il gestionale segnala 50 pezzi fatturati ma non arrivati, e un agente AI scrive su WhatsApp a Marco, dell'ufficio acquisti: fattura 1187 di Morsan, 50 guarnizioni fatturate ma non arrivate, preparo la contestazione? Sotto, due risposte: sì e no. Marco risponde sì. Solo allora compare la bozza di email al fornitore, che chiede una nota di credito di 19 euro più IVA: la rilegge e la invia una persona.
| Articolo | Ordinati | Arrivati | Fatturati | Esito |
|---|---|---|---|---|
| Cuscinetto 6204-2RS | 400 | 400 | 400 | torna |
| Guarnizione OR 40x3 | 1.200 | 1.150 | 1.200 | non torna: 50 pezzi fatturati ma non arrivati |
| Molla 12x40 inox | 800 | 800 | 800 | torna |
- Ordine, bolla e fattura dello stesso acquisto
- Le righe uguali si collegano, con la spunta
- Una riga non torna: l'agente AI vi scrive
- Rispondete sì: pronta la contestazione
Esempio con dati inventati
Oggi
- Per ogni acquisto qualcuno mette vicini ordine, bolla e fattura e li confronta a occhio, riga per riga.
- Le differenze piccole passano: 50 pezzi mancanti su 1.200, un prezzo del listino vecchio.
- Quando ci si accorge dell'errore la fattura è già pagata, e bisogna rincorrere il fornitore.
Con il programma
- Il programma mette in fila i tre documenti e confronta codici, quantità e prezzi di ogni riga.
- Le righe che tornano le spunta da solo: a voi mostra solo le differenze.
- Per ogni differenza un agente AI vi scrive su WhatsApp; se rispondete sì, prepara la bozza di email al fornitore.
Cosa resta a voi
Decidere se contestare, con un sì o un no su WhatsApp, e rileggere l'email prima di mandarla al fornitore.
Per partire ci servono
- Qualche acquisto completo: ordine, bolla e fattura, anche scansionati.
- Dove stanno oggi i tre documenti: gestionale, cartelle, email.
- Le differenze che accettate, per esempio sul peso o sugli arrotondamenti.
Quando non conviene
Se comprate poco e sempre dagli stessi fornitori, il controllo a occhio basta.