Amministrazione
Bolle e fatture estere nel gestionale, senza ricopiarle.
Arriva la bolla in PDF: il programma ne legge i dati e prepara la registrazione nel gestionale. Quello che non si legge bene lo controlla una persona.
Esempio con dati inventati. A sinistra arriva la bolla in PDF di un fornitore, Minuterie Pedrazzon Srl. Il programma evidenzia fornitore, numero, data, articoli e quantità, e compila con gli stessi dati la maschera "Registrazione documento" del gestionale, a destra: ogni campo porta il numero del punto della bolla da cui viene. Poi controlla che la bolla non sia già registrata. Un articolo, la staffa a L 40x40, non è in anagrafica: la riga resta da verificare e decide una persona, con Conferma o Correggi. Nel secondo caso arriva la fattura di un fornitore tedesco, scansionata un po' storta: il programma compila fornitore, numero, data, totale, scadenza e IBAN, ma le ultime cifre dell'IBAN sono sbiadite, e il campo resta da verificare invece di essere indovinato.
| Campo | Valore | Esito |
|---|---|---|
| Fornitore | Minuterie Pedrazzon Srl | compilato |
| Numero | 2291 | compilato, non è già registrata |
| Data | 06/10/2026 | compilato |
| Riga | Vite TE M8x40 zincata, 1.200 pezzi | compilata |
| Riga | Dado M8 autobloccante, 1.200 pezzi | compilata |
| Riga | Rondella piana 8x24, 2.400 pezzi | compilata |
| Riga | Staffa a L 40x40 zincata, 40 pezzi | da verificare: non è in anagrafica |
| Campo | Valore | Esito |
|---|---|---|
| Fornitore | Quellhofer Normteile GmbH | compilato |
| Numero | RE-26-04417 | compilato, non è già registrata |
| Data | 05/10/2026 | compilato |
| Totale | 3.175,00 euro | compilato |
| Scadenza | 04/11/2026 | compilato |
| IBAN | DE27 6309 4521 0047 1836 19 | da verificare: le ultime cifre sono sbiadite |
- Arriva la bolla o la fattura in PDF
- Il programma legge e compila la registrazione
- Controlla che non sia già registrata
- Il dato dubbio lo controllate voi
Esempio con dati inventati
Oggi
- Le fatture italiane arrivano già come dati dallo SDI; le bolle e le fatture estere invece arrivano in PDF, per email o su carta.
- Qualcuno le apre una per una e ricopia nel gestionale il fornitore, il numero, la data e ogni riga.
- Un codice o una quantità sbagliati saltano fuori settimane dopo, quando i conti non tornano.
Con il programma
- Il programma legge il PDF appena arriva e compila la registrazione nel gestionale.
- Accanto a ogni dato c'è il punto del documento da cui l'ha preso: si controlla con un'occhiata.
- Se il documento è già registrato, o una cifra non si legge bene, ve lo segnala prima di salvare.
Cosa resta a voi
Confermare la registrazione e decidere i casi dubbi: un articolo che non avete in anagrafica, una cifra poco leggibile.
Per partire ci servono
- Una ventina di bolle e fatture vere, anche scansionate.
- La maschera del gestionale in cui le registrate oggi.
- Una persona dell'amministrazione che ci mostri come le registra, casi dubbi compresi.
Quando non conviene
Se le bolle in PDF sono poche al mese, ricopiarle a mano resta più semplice.